Firma por videoconferencia ante notario
¿Puedo firmar ante el notario por videoconferencia?
Hoy en día realizamos muchos trámites de forma online. En la mayoría de los casos basta con una identificación mediante usuario y contraseña, certificado electrónico o incluso sistemas biométricos. Esta realidad también ha llegado al ámbito jurídico, donde se ha hecho evidente la necesidad de ofrecer vías telemáticas seguras, especialmente tras la pandemia de la COVID-19. En este contexto, el legislador ha impulsado la digitalización de los procedimientos jurídicos, tanto judiciales como extrajudiciales (notariales y registrales), con el objetivo de facilitar el acceso de los ciudadanos a estos servicios manteniendo todas las garantías legales.
Marco legal de la firma notarial por videoconferencia
Inicialmente se trabajó en un anteproyecto de Ley de eficiencia digital en el ámbito de la Administración de Justicia. Sin embargo, ante el retraso en su implantación práctica, se optó por introducir directamente las novedades en el ámbito notarial y registral a través del Título IV de la Ley 11/2023, de 8 de mayo.
Esta ley incorpora importantes cambios en el procedimiento notarial, entre ellos la posibilidad de comparecer ante el notario de forma no presencial, mediante videoconferencia. Algunas de sus disposiciones ya están en vigor y otras lo estarán de forma progresiva en los próximos meses.
La normativa se adapta además a la legislación europea, especialmente:
El Reglamento (UE) 910/2014 (eIDAS) sobre identificación electrónica y servicios de confianza.
La Directiva (UE) 2019/1151 sobre digitalización de las sociedades.
Ambas exigen el uso de canales seguros, sistemas de identificación electrónica fiables y firma electrónica con plenas garantías jurídicas.
La Sede Electrónica Notarial (SEN)
Para dar cumplimiento a estos requisitos, la ley crea la Sede Electrónica Notarial (SEN), un entorno seguro similar a otras sedes electrónicas ya conocidas (Agencia Tributaria, Seguridad Social, Catastro, etc.).
A través de la SEN, el ciudadano puede interactuar con el notario de su elección para:
Aportar documentación.
Solicitar copias de documentos.
Pedir citas.
Firmar determinados documentos notariales mediante videoconferencia.
El acceso del ciudadano se realiza a través del Portal Notarial del Ciudadano, mientras que el notario se conecta a dicho portal desde su sistema de gestión notarial.
¿Qué puedo hacer actualmente a través del Portal Notarial del Ciudadano?
En la actualidad, el Portal permite:
Solicitar copias simples electrónicas de documentos notariales ya firmados, que quedan guardadas de forma permanente en la carpeta ciudadana.
Pedir citas con el notario.
Aportar documentación previa necesaria para la preparación de escrituras u otros documentos.
Elegir notario para el acta previa de transparencia en préstamos hipotecarios, conforme a la Ley de Crédito Inmobiliario.
Este portal se concibió inicialmente como una herramienta preparatoria, pero ahora amplía notablemente sus funciones.
Novedades: copias autorizadas electrónicas
Con la nueva regulación, el ciudadano no solo podrá recibir copias simples, sino también copias autorizadas electrónicas, que hasta ahora estaban reservadas prácticamente a autoridades públicas.
Estas copias:
Se actualizarán automáticamente con diligencias o notas posteriores (ratificaciones, rectificaciones, inscripciones registrales, alteraciones catastrales, etc.).
Incluirán un Código Seguro de Verificación (CSV) que permitirá comprobar su autenticidad y consultar su contenido actualizado a través de la SEN.
Podrán presentarse ante cualquier autoridad acreditando su validez legal.
Además, si el ciudadano no recuerda ante qué notario firmó un documento, podrá solicitar información al Consejo General del Notariado para localizarlo y pedir las copias correspondientes.
Firma notarial por videoconferencia: cómo funciona
La gran novedad es la posibilidad de firmar determinados documentos notariales sin presencia física, mediante videoconferencia.
El proceso es el siguiente:
El ciudadano debe estar registrado previamente en el Portal Notarial del Ciudadano.
La videoconferencia se realiza siempre a través del canal seguro de la SEN.
Durante la conexión:
El ciudadano se identifica con su documento de identidad.
El notario verifica la identidad comparando la imagen en pantalla con el documento y, si fuera necesario, con bases oficiales.
El notario comprueba la capacidad del otorgante mediante la interacción directa, igual que en una comparecencia presencial.
El documento, preparado previamente con la documentación aportada, se muestra en pantalla.
Tras la lectura y explicación del contenido:
El ciudadano firma electrónicamente el documento.
Puede utilizar un certificado de firma electrónica reconocida (por ejemplo, el DNI electrónico).
Si no dispone de él, la SEN facilitará una firma electrónica válida en ese mismo momento.
Finalmente, el documento es firmado electrónicamente por el notario.
El sistema es esencialmente el mismo que el tradicional, con la única diferencia de que la presencia es a distancia en lugar de física.
¿Qué no puede firmarse todavía online?
Por el momento, no está habilitada la firma por videoconferencia para:
Compraventas de inmuebles.
Préstamos personales a consumidores.
Préstamos hipotecarios.
Testamentos ordinarios.
Poderes generales o preventivos.
No obstante, la tecnología ya está implantada, por lo que solo resta la habilitación normativa para que estos actos puedan realizarse también de forma telemática.
¿Cómo empezar?
Registrarse en el Portal Notarial del Ciudadano es sencillo:
solo necesitas un correo electrónico y un número de teléfono.
Te animamos a consultar en nuestra notaría para ayudarte en el proceso y resolver cualquier duda sobre la firma notarial por videoconferencia.
¿Qué documentos pueden firmarse actualmente por videoconferencia?
En una primera fase, la firma por videoconferencia se ha habilitado para:
Constitución de sociedades limitadas, excepto las que incluyan aportaciones no dinerarias.
No obstante, debido a un desfase en la entrada en vigor de algunas normas técnicas (especialmente las relativas al Protocolo Electrónico), ciertas operaciones requerirán esperar unos meses.
En el plazo aproximado de seis meses, se prevé la habilitación para otros actos, como:
Actos societarios (excepto ampliaciones de capital con aportaciones no dinerarias).
Pólizas mercantiles.
Actas de Junta.
Cartas de pago y cancelación de hipotecas u otras garantías.
Poderes especiales y sus revocaciones (excepto los preventivos).
Poderes procesales.
Declaraciones de obra nueva y divisiones horizontales unipersonales.
Testamentos, únicamente en situaciones de pandemia.
Testimonios y legitimación de firmas electrónicas.
Más adelante, se irán incorporando nuevos actos mediante desarrollo reglamentario.